大学の授業で外国人の先生が担当だった時に、メールを送らなければならない場面もきっと多くあると思います。
日本語では文章を作ることができたとしても、英語でメールをするとなると本当に伝わるのか、失礼にならないかなど色々不安に思ってしまうことも多いでしょう。
そこで今回は基本的な英文メールの書き方を説明したいと思います。
外国人の教授に対して失礼にならないように、学んでいきましょう。
件名
まずは件名です。件名は一目で見て目的が分かる文章にしましょう。
しかし長すぎる文章だとよくないので簡潔にまとめることが大切です。
・Question about “English Communication I”
・Homework submission of “English Communication I”
このように要件を簡単に書くようにしましょう。
ちなみに大学の教授に送る場合、授業名は必ず入れるようにしましょう。
自分の名前を入れてもいいかもしれません。
宛名
メールの基本事項として文面の最初には宛名が必要ですね。
もちろんこれは日本語のメールでも同様です。
・Dear Professor Smith
・Professor Smith
・Prof. John Smith
このように書きます。
基本的な書き方は“Professor+苗字(ラストネーム)”です。
“Professor”の省略形として”Prof.”という書き方もありますが、この場合は“Prof.+名前(ファーストネーム)+苗字(ラストネーム)”とするのが一般的です。
逆に“Professor”を用いる際はラストネームだけを書いて、ファーストネームは書かないことが多いみたいです。
暗黙の了解として博士号を持っている教授に対してMr.やMs.を使うのは良くないという声もあります。
“Professor”を使えば間違いありませんね。
本文
一番重要な部分が本文です。
まず最初に自己紹介を忘れずにしましょう。その後に履修している授業の名称を書き、質問や要望などの本題に入りましょう。
My name is Taro Yamada. I am taking your “English Communication I” class on Tuesday, in the second period.
このような書き出しにすれば大丈夫でしょう。
日本語のメールのように改行を使いすぎると読みづらくなってしまう恐れがありますので、改行しすぎないように注意しましょう。
また正式な文書では “I’m” などの省略形を用いることが少ないです。”I am”のように書くようにしましょう。
“don’t” を “do not” と書くのも一つの例です。
本文の最後には「～していただけると幸いです。」のように丁寧な表現を使いましょう。
例文は以下の通りです。
I would appreciate it if you let me know ～. (～を教えていただければ幸いです。)
丁寧な文章を作るように心掛けましょうね。
結び
メールの一番最後は結びです。
日本語の手紙などで「敬具」にあたる部分と思ってもらって大丈夫です。
例をいくつか挙げてみます。
・Sincerely
・Best regards
・Thank you very much
ちなみに一番良く使われる表現は “Best regards” です。
そしてメールの最後に署名をしましょう。自分のフルネームを書きます。
名前だけでなく、学科やメールアドレスを書いてもいいかもしれません。(これは場合に応じて。)
まとめ
いかがでしたか？
今回の記事では例文を挙げながら英語での手紙の書き方を学びました。ここに挙がっている例文はコピペOKですので、どんどん使ってくださいね。
今回はここまでにしましょう！
